BEROEPSVERENIGINGEN IN TRANSITIE: IS UW VERENIGING FUTURE-PROOF?

Vele transities hebben de Nederlandse economie en samenleving in hun greep. Verandering is momenteel meer dan ooit de enige constante. Dat geldt ook voor de wereld van beroepsverenigingen, waarvan de bestuurders en leden vrijwel dagelijks worden geconfronteerd met sociale, ecologische en technologische ontwikkelingen, die beroepen, werkwijzen en professionele normeringen en omgangsvormen ingrijpend en structureel veranderen.

Deze ontwikkelingen zijn te vatten onder de zogenaamde drie D’s: Digitalisering, Diversiteit en Duurzaamheid. Organisaties en beroepsverenigingen die goed omgaan met en trefzeker communiceren over hun ontwikkelingen binnen deze drie D’s zijn de winnaars van morgen. Zij bewijzen future-proof te zijn. Geldt dat ook voor uw vereniging?

Missie en authenticiteit

De huidige tijd vraagt om authentieke organisaties met een heldere missie en het commitment om die missie waar te maken. Authenticiteit en commitment horen immers bij elkaar. Daarom zou iedere beroepsvereniging eens moeten evalueren: doen wij nog wel waarvoor wij ons ooit hebben opgericht? Vele organisaties zullen tot de ontdekking komen dat men enigszins is afgedwaald van de route, die ooit met véél passie is gestart. Die passie is lange tijd de motor geweest achter de ontwikkeling van de vereniging. Maar nu is het net alsof men niet helemaal meer bij de tijdgeest past. Hoe dan ook: reparatie is mogelijk. En nodig! Want dat er behoefte is aan organisaties die de belangen van professionals behartigen en bepleiten, óók nu de omstandigheden zo ingrijpend veranderen, daaraan zal niemand twijfelen.

In vele gevallen zal de vereniging streven naar optimale belangenbehartiging voor de leden, kennis bieden voor de professionele ontwikkeling, soms ook een beroepsregister, een ledenmagazine voor de periodieke communicatie en vaak ook bijeenkomsten – soms zelfs jaarcongressen – waar de leden aanzienlijke kortingen verkrijgen.

Herkenbaar?

Veel bestuurders zullen ook tot de ontdekking gekomen dat deze standaard-aanpak sleets is geworden. Dat er – na vele decennia van gestage groei – de laatste jaren geen ledenaanwas meer te behalen is. Sterker, dat er zich concurrerende ‘platforms’ manifesteren, vooral in de online-wereld, waar leden liever met elkaar contact hebben dan binnen die oude vertrouwde en analoge beroepsvereniging. Want tja, de vereniging is al op jaren, en de club is niet zelden verworden tot een ‘grijze mannenclub’. En dan ook nog eens van die mannen die stelselmatig iedere verandering buiten de deur weten te houden. Dan ga je als nieuwe en jongere beroepsuitoefenaar je horizon toch liever iets verbreden. Dan daalt het commitment binnen de vereniging zienderogen en onafwendbaar.

Soms zie je dan binnen de vereniging een Young Professionals groep verschijnen met een eigen bestuur en soms zelfs een zetel in het landelijke hoofdbestuur. Maar dat is vaak onvoldoende om de negatieve trend te keren. Er zal ook voldoende ruimte moeten zijn voor vernieuwde werkwijzen, frisse blikken en out-of-the-box ideeën. Nieuwe leden willen immers graag anders met elkaar omgaan dan in de traditionele vereniging. Vooral in de online wereld zijn 24 uur per dag veel verenigingsinnovaties mogelijk.

Herijking structuur

De volgende vraag is daarom zeer actueel en relevant: hoe zorgen wij ervoor dat onze vereniging ook in de nabije en verre toekomst voor de belangen van onze professionals staat? Dat vergt in vele gevallen herijking van de verenigingsstructuur. Want dat uw organisatie misschien niet helemaal meer bij de tijdgeest past kan uiteenlopende oorzaken hebben:

De besluitvorming binnen de vereniging is dusdanig complex geworden dat er niets meer besloten wordt.
Of er wordt binnen uw vereniging door uiteenlopende belangengroepen binnen de vereniging zo intens gepolderd,dat er nauwelijks kans is op een effectief resultaat of een optimaal besluit. Nog los van de vertraging die aldus ontstaat.
Doordat seniore groepen binnen de vereniging de besluitvormende vergaderingen domineren, blijven de jongeren weg. En dus blijft alles bij het oude.
Het voorgaande punt zorgt er dan tevens voor dat er geen nieuwe creatieve ideeën meer opborrelen en aan het bestuur worden voorgelegd.
Er kan zelfs rebellie ontstaan onder jongere groepen, die vervolgens hun heil collectief buiten de vereniging zoeken. In het ergste geval is er zelfs geeneens rebellie maar wordt buiten de vereniging een nieuwe eigen organisatie opgericht – bij voorkeur informeel en online opgezet zonder al die formele zaken die een vereniging met zich meebrengt. Zo’n nieuwe club bindt vervolgens de strijd aan met de oude.

Wij vermoeden dat u deze lijst eenvoudig met enkele zélf geconstateerde verschijnselen kunt aanvullen. Belangrijk is dat u zich als bestuurder van deze verschijnselen bewust bent. En dat u als bestuur besluit om er iets aan te gaan doen. Want constateren en vervolgens stilzitten is geen optie.

Herijken betekent in dit geval kijken naar de wijze waarop effectieve besluitvorming wél kan plaats vinden, waarop ideeën uit alle geledingen van de vereniging wél naar boven kunnen borrelen, en dat u de statuten van uw organisatie nog eens helemaal goed analyseert met mogelijke herformuleringen als logisch gevolg.

Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van een ledenraad in plaats van die algemene ledenvergadering met een notoir lage opkomst. Of denk aan de wijze waarop je alle formele en informele kennis- en expertisegroepen binnen de club beter aan het verenigingsbureau kunt binden, zodat deze ook beter gehoord worden op bestuurlijk niveau. Dit betekent een enorme uitdaging voor menig bestuurder. U moet er zeker de tijd voor nemen en zich wellicht ook juridisch bij laten adviseren. Maar het is een uitdaging waarvoor je – vinden wij – niet mag weglopen.

Bedenk daarbij dat een gezonde beroepsvereniging zich altijd en voortdurend ververst: oudere beroepsbeoefenaars verlaten de club, nieuwe en talentvolle professionals komen binnen. Zo blijft de vereniging letterlijk en figuurlijk bij de tijd. Het klinkt hard, maar een vereniging die op enig moment tot de ontdekking komt dat de kaders wel heel veel grijze koppen tellen, mag zich oprecht afvragen of de club nog wel voldoende legitimiteit heeft.

Positioneren, profileren, communiceren

Na zo’n verenigingsherijking is het belangrijk deze te communiceren met álle belanghebbenden. En niet alleen naar de eigen leden, zoals dat nu zo vaak gebeurt. Denk aan al die binnen- en buitenschoolse opleidingen die jaarlijks nieuwe beroepscollega’s opleveren. Maar ook aan overheidsorganisaties die invloed hebben op de normeringen voor jouw professie. En aan al die doelgroepen die betrokken zijn of baat hebben bij de uitoefening van het vak.

Dat betekent vaak een substantiële én structurele wijziging van het aloude communicatiebeleid, dat al decennialang is gedomineerd door één middel: het verenigingsblad, waaraan de laatste jaren ook een website en een e-mailnieuwsbrief zijn toegevoegd.

Herpositionering is hier op zijn plaats. Denk aan de manier waarop uw vereniging leden onderling met elkaar in contact kan laten treden en overleggen. Zodat zij met elkaar vakinhoudelijke informatie kunnen delen, oplossingen kunnen bedenken, enz. Digitale oplossingen bijvoorbeeld in de vorm van online community’s, waar beroepsbeoefenaars elkaar treffen, zijn daarbij onvermijdelijk en zullen dus ook moeten worden bedacht. Laat u daarbij vooral leiden door de informatie- en contactbehoeftes van uw leden. Doe daarover desnoods een ledenonderzoek. Maar laat de kansen van zogenaamde ‘horizontale communicatie’ tussen uw leden niet onbenut!

Uw beroepsvereniging ontwikkelt zich vervolgens van een groep beroepsuitoefenaars die hetzelfde verenigingsblad ontvangen naar een (online én fysiek) netwerk waarbinnen professionals met elkaar professioneel kennis en inzichten delen. En waaraan uw vereniging waarde toevoegt, door naast de redactie van het verenigingsblad ook de digitale community te (laten) modereren. Er is voldoende actuele stof om met alle leden over te discussiëren. Denk aan alle onderwerpen die verbonden zijn met de eerdergenoemde drie D’s. Want de veranderingen in ieder beroep worden gedomineerd door de transities van digitalisering, verduurzaming en diversiteit. Stoere beroepsverenigingen stellen deze community’s ook open voor niet-leden, en worden daardoor juist aantrekkelijk voor mensen die zich tot nu toe níet hadden aangesloten. De vereniging komt daardoor steeds meer in het teken te staan van diepgaande en vooral waardevolle professionele discussies. De inhoud telt! Én: de inhoud vraagt om meer verdieping, die de vereniging aan haar leden kan, nee moet bieden.

Verenigingen die deze weg al zijn ingeslagen merken de enorme voordelen. Belangrijk is dat de leden nieuwe meerwaarde ervaren van de beroepsvereniging. Mogelijk zelfs verrassende meerwaarde, die zich snel rond spreekt en een belangrijke factor zal worden in de nieuwe aantrekkelijkheid van de vereniging, voor bestaande en vooral voor nieuwe jonge leden. Toekomstbestendigheid, weet u nog?

Graag geziene gast

Een aantrekkelijke ledenorganisatie is vaak ook een aantrekkelijke organisatie voor partijen waarmee uw organisatie externe betrekkingen heeft. Want een organisatie die mogelijkheden biedt voor leden om met elkaar in continue dialoog te staan over de toekomst van het vak, levert veel creatieve input die interessant is voor media, voor beleidsorganen, voor ministeries en Kamerleden. Kortom, voor iedereen die de beleving en beeldvorming van uw beroep kan beïnvloeden. En … door ook te focussen op externe communicatie, voert u daarin zélf de regie.

Uw vereniging wordt als het ware een ‘graag geziene en gehoorde gast’. Dat gaat niet zomaar. Besteed voldoende tijd en energie aan het formeren van een kerngroepje van woordvoerders namens uw beroepsvereniging. Bedenk daarbij dat er buiten het bestuur vaak nog veel meer aansprekende talking heads zijn, die maar wat graag namens uw vereniging de media te woord staan. Train ze de vaardigheden om uw vereniging in de media te profileren en dus een belangrijke element te zijn in de uitstraling én groei van uw organisatie. Of beter: van uw professionele netwerk.

De weg naar succes

Wat in de bovenstaande ca. 1.500 woorden compact is uitgelegd, doet vermoeden dat het ‘in een vloek en een zucht’ te regelen is. Vergist u zich daar niet in. Gedegen projectmanagement zal noodzakelijk zijn om future-proof te worden. Bedenk vooral dat iedere gewenste verandering een formele/procedurele kant heeft én een culturele. Het ‘we hebben het altijd zo gedaan’ effect zal zich gedurende lange tijd laten gelden en werkt vaak contraproductief. U zou er misschien zelfs boos van kunnen worden …

Ons bureau heeft bij meerdere organisaties succesvolle verandertrajecten geadviseerd en helpen implementeren. Wellicht dat wij u in een kennismakingsgesprek op ideeën kunnen brengen, die voor uw beroepsvereniging een garantie voor toekomstig succes kunnen zijn. Wij trekken er graag onze agenda voor!