door Lars Hooning

Een aantal jaren geleden had ik een cliënt die bestuurder was bij een landelijke welzijnsorganisatie, een vereniging met een aanzienlijke maatschappelijke betekenis. Verhouding cliënten versus vrijwilligers was 3 op 1. Landelijk georganiseerd, een veelheid aan lokale afdelingen met allemaal hun eigen besturen, ondergebracht in vijf districten met ook daar weer een eigen bestuur. Professionele ondersteuning op alle niveaus. Een organisatie die kon opereren dankzij de inzet van veel vrijwilligers op allerlei niveaus. Iedereen was zeer betrokken, alleen niet op altijd dezelfde manier, vertelde mijn cliënt.

Wat bleek? Bij sommige afdelingen heerste een sterk eilandgevoel – we laten ons door ‘landelijk’ niets voorschrijven – met soms een diepgewortelde aversie tegen ieder voorschrift of elke beleidsregel die landelijk werd besloten en diende te worden toegepast. En als je het eens als districtsbestuurder waagde om een afdeling op hun gedrag, bijvoorbeeld waarom men vond dat ze zelfstandig subsidieaanvragen mochten opstellen waarbij bepaalde kosten niet werden meegenomen en ze deden voorkomen alsof ze de landelijke club ook vertegenwoordigden, dan kon je er gif op innemen dat je brieven van minstens drie pagina’s met veel dikdoenerige bijvoeglijke naamwoorden kon terugkrijgen. En uiteraard werd er altijd gedreigd dat er ‘met adviseurs’ zou worden overlegd.

Spelletjes spelen

Dit alles verbaasde mij. Je bent een organisatie met een ideële doelstelling die zich inzet voor de medemens en dan ga je zelf intern met elkaar om op een manier waar de honden geen brood van lusten. Hetzelfde bleek – een beetje gechargeerd – bij veel collega-bestuurders van soortgelijke verenigingen plaats te vinden: een wat verzuurde cultuur, elkaar niet het licht in de eigen ogen gunnen, spelletjes spelen en eilandjes. Het gevolg hiervan was dat de mensen die iets zinvols in hun vrije tijd wilde doen als vrijwilliger na verloop van tijd afhaakten, en dat het door het hierdoor ontstane capaciteitstekort moeilijk bleek om afspraken met subsidiegevers en sponsoren na te komen. Dat er wachtrijen ontstonden, dat de professionele medewerkers soms één stap vooruit konden doen en twee terug vanwege interne trammelant enz. Het ergste vond de cliënt dat de sponsoren en subsidiegevers – vaak de lokale overheid – een beeld van de organisatie hadden wat in werkelijkheid niet altijd klopte. Een subsidieaanvraag indienen door een niet daartoe bevoegde bestuurder, waarmee je de geheel organisatie bindt, is iets wat je niet doet. Je belazert de andere partij.

Het merkwaardige was dat iedereen het wel zag en ook wist van die hier en daar heersende negatieve cultuur, de koninkrijkjes en het grote verloop onder positief ingestelde vrijwilligers. Mensen die graag zinvol werk wilden doen maar geen behoefte hadden aan een vorm van sadomasochisme in hun vrije tijd. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend is een vaak gebezigde uitdrukking … maar het moet wel leuk blijven.

De integere organisatie

Niet alleen ik, maar ook de collega’s van Value@Stake waar ik als associate aan verbonden ben, verbazen zich regelmatig over wat organisaties communiceren en wat daar achter de woorden schuilgaat aan organisatie, of beter gezegd het onvermogen om dat wat je zegt ook waar te maken. Lees de krant er maar eens op na en je merkt hoeveel organisaties vooral met de buitenkant, hun externe imago, bezig zijn maar niet met de wijze hoe dat ingevuld moet worden. Of met een totaal gebrek aan werkelijkheidszin, zodat er een grote lege ruimte is tussen wat je belooft te doen, te zijn en hoe je dat realiseert.

Wat hier om de hoek komt kijken en zoals het zou moeten zijn, is wat Michael Jensen (Harvard Business school) als volgt noemt: “Integriteit is de toestand van ‘being whole and complete’, zonder tekortkomingen of gebreken. Een toestand waarin medewerkers – professionals en vrijwilligers – van een organisatie, van hoog tot laag, verantwoordelijkheid voelen en commitment tonen voor het waarmaken van de belofte van de organisatie naar alle stakeholders”. Integriteit los van moraliteit en ethiek, ofwel de integere organisatie.

Dit concept komt naar voren als een organisatie haar woord – vaak terug te vinden in de visie en missie – waarmaakt door:

  • Zich aan haar woord te houden en dat doet op de manier die is afgesproken, bv bij het indienen van een subsidieaanvraag.
  • Door op het moment dat de organisatie weet dat deze zich niet meer aan de afspraak kan of wil houden dit ook direct kenbaar te maken aan de andere partij c.q. de betrokken stakeholders.
  • De schade die aan de stakeholders is toegebracht te herstellen of compenseren op een voor die andere partij aanvaardbare manier.

Waarmaken van de missie

In een visie die de organisatie heeft opgesteld staat een mooie belofte voor de toekomst. De missie gaat over o.a. over de eigen organisatie, het bestaansrecht, de normen en waarden (cultuur!) die in de organisatie als belangrijk worden gevonden. Missie en visie liggen in elkaars verlengde; de missie koppelt idealen aan een realistische benadering. Die stip op de horizon moet voor betrokkenen haalbaar zijn en dat doe je door te organisatie te zijn die pretendeert te zijn.

Op het moment dat beloftes worden gemaakt, creëer je extern bij stakeholders maar ook intern bij de medewerkers (betaalde krachten en vrijwilligers) verwachtingen. Als bestuur heb je daarin een zware verantwoordelijkheid om die belofte gestand te doen en te zorgen dat iedereen van hoog tot laag gecommitteerd is en blijft. Rotte appels in de mand worden niet getolereerd, mensen die herhaaldelijk weigeren in de pas te lopen en op wat voor manier dan ook obstructie plegen, afdelingen die bewust ‘in het verzet zijn gegaan’, bestuurders van afdelingen die weigeren hun koninkrijk op te geven en volledige aansluiting te zoeken bij de rest van de organisatie, die dienen het gat van de deur gewezen te krijgen, waarna die deur dicht gaat en ook blijft.

Zeggen wat je doet, doen wat je zegt

Maar het constateren van het bovenstaande is één ding – we zijn per slot allemaal vrijwilliger, het is vrijblijvend en we zijn blij dat we ze hebben – er naar handelen is een tweede. Dat laatste koste doorzettingsvermogen, een rechte rug, tijd, soms de botte bijl ofwel slagvaardig handelen om afscheid te nemen. Dat moet je wel willen en ook kunnen als bestuurder. Het is daarom zaak om regelmatig op de bestuursvergadering de integriteitsstatus van de organisatie op de agenda te zetten.

Dat geldt ook als het gaat om een Raad van Toezicht. Die kan het bestuur aanspreken op het handelen daarin of juist het tekort. Of een ledenraad c.q. algemene ledenvergadering die kritische vragen durft te stellen. Maar ga ook regelmatig langs bij stakeholders en vraag naar hun belevingen en ervaringen. Daar leer je altijd van. En als laatste natuurlijk de mensen zelf, vrijwillig of professioneel, samen zet je je in voor de club en samen kun je elkaar prima aanspreken op gewenst en ongewenst gedrag in het kader van de vraag “komen wij onze belofte aan de buitenwereld, aan de cliënten wel na”. Want ruzie maken, dwarsliggerij kost tijd en energie, levert stress op, leidt tot capaciteitsverlies en ga zo maar door en daarmee doe je de mensen waarvoor je op aarde bent te kort.

Alleen maar voordelen

Een integere organisatie is efficiënter en levert betere prestaties waardoor er meer resultaten kunnen worden neergezet. Weer een stap dichter bij het realiseren van de visie en niet geheel onbelangrijk een toegenomen tevredenheid bij de externe stakeholders (donateurs, sponsoren, subsidiegevers, potentiële vrijwilligers enz.). Ook intern verbetert er het een en ander: er is een duidelijke cultuur waarin helder is welk gedrag wordt geaccepteerd en wat niet en een betere werksfeer. Van hoog tot laag. Het mag duidelijk zijn dat het bestuur en – indien aanwezig – de directie daar de waakhonden van zijn. Zij dienen continu alert te zijn op een eventuele afname van de integriteit. Net als de Raad van Toezicht hierop alert moet zijn en regelmatig navraag doet. En uiteraard houden vrijwilligers en professionals elkaar ook scherp en wakker. Bijvoorbeeld tijdens een Algemene Ledenvergadering.

Binnen de organisatie bestaat integriteit immers bij de gratie van inzet en commitment van allen.